Medisch Dossier Opvragen

Maak een lijst van alle behandelaars

Begin met het inventariseren van alle zorgverleners die u na het ongeval hebben behandeld. Dit omvat: uw huisarts (vaak eerste aanspreekpunt en coördinator), de Spoedeisende Hulp waar u na het ongeval kwam, het ziekenhuis indien u opgenomen bent geweest, alle medisch specialisten (orthopeed, neuroloog, revalidatiearts, enz.), fysiotherapeut of andere paramedici, psycholoog indien u psychische klachten heeft, en eventuele andere behandelaars.

Uw huisarts heeft vaak een overzicht van alle behandelingen en verwijzingen, wat een goed startpunt is. Vraag bij uw huisarts ook naar alle specialisten waarnaar u bent verwezen en alle uitslagen van onderzoeken.

Denk ook aan minder voor de hand liggende bronnen: apotheek (voor medicatieoverzicht), bedrijfsarts (indien van toepassing), en eventuele eerdere medische informatie die relevant kan zijn voor het aantonen dat klachten nieuw zijn.

Tip: Maak een spreadsheet met per behandelaar: naam, adres, telefoonnummer, periode van behandeling en type informatie die zij hebben.

Tijdsindicatie: 1-2 uur om de lijst compleet te maken

Begrijp uw wettelijke rechten

U heeft volgens de Wet op de Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO) recht op inzage in en afschrift van uw medisch dossier. Dit recht geldt voor alle medische informatie die over u is vastgelegd. Een behandelaar mag dit alleen in zeer uitzonderlijke gevallen weigeren als het ernstig nadeel voor u zou opleveren.

De behandelaar moet binnen 4 weken op uw verzoek reageren. Als zij meer tijd nodig hebben, moeten ze dit binnen die 4 weken laten weten met een nieuwe termijn. Bij uitblijven van reactie kunt u een herinnering sturen en eventueel een klacht indienen bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ).

Inzage (ter plaatse kijken) is altijd gratis. Voor een afschrift (kopie) mogen behandelaars redelijke kosten rekenen voor kopiëren en verzenden. Deze kosten (meestal €10-50) kunt u later verhalen als onderdeel van uw letselschadeclaim.

Let op: U heeft recht op een kopie van het volledige dossier, inclusief notities van behandelaars. Alleen als behandelaars aantekeningen persoonlijke opmerkingen bevatten over derden, mogen die worden weggelakt.

Tijdsindicatie: Bestudeer de WGBO als u weerstand ervaart

Stel een formeel verzoek op

Een dossierverzoek moet schriftelijk gebeuren voor juridische bewijskracht. Begin uw brief met: uw volledige naam, geboortedatum en BSN-nummer voor identificatie, uw huidige adres en contactgegevens, en patiëntnummer bij die instelling (indien bekend).

Vermeld duidelijk: dat u een afschrift wenst van uw medisch dossier, de periode waarover u informatie wilt (vanaf datum ongeval tot heden), het doel: "ten behoeve van een letselschadeclaim" (dit helpt behandelaars begrijpen waarom volledigheid belangrijk is), en dat u graag alle beschikbare informatie wilt inclusief diagnoses, onderzoeksresultaten, brieven van specialisten, behandelplannen en notities.

Vraag ook expliciet naar: alle correspondentie tussen behandelaars onderling, uitslagen van laboratorium- en beeldvormend onderzoek (röntgenfoto's, MRI, CT), voorgeschreven medicatie, en eventuele verwijsbrieven naar andere zorgverleners.

Sluit af met uw handtekening en de datum. Voeg een kopie van uw identiteitsbewijs toe (pas wel de BSN-nummer af op de kopie voor privacybescherming, alleen de laatste 4 cijfers zichtbaar laten is voldoende).

Tip: Vraag ook of er beeldmateriaal (röntgenfoto's, MRI-scans) digitaal beschikbaar is. Dit kan nuttig zijn voor second opinions.

Tijdsindicatie: 30-60 minuten om een zorgvuldige brief op te stellen

Verstuur de verzoeken

Stuur uw dossierverzoek per brief of e-mail naar de juiste afdeling. Bij een huisarts: stuur de brief naar het praktijkadres. Bij een ziekenhuis: richt uw verzoek aan de afdeling "Medische Administratie" of "Patiëntenzaken". Bij specialisten in een ziekenhuis: vraag het via de medische administratie van dat ziekenhuis, niet rechtstreeks bij de specialist.

Het is verstandig om het verzoek aangetekend te versturen of per e-mail met leesbevestiging, zodat u bewijs heeft van verzending en ontvangst. Bewaar een kopie van elk verzoek en noteer de verzenddatum.

Als u meerdere behandelaars moet benaderen, doe dit dan gelijktijdig. Dit bespaart tijd omdat alle dossiers parallel worden voorbereid in plaats van sequentieel.

Waarschuwing: Ziekenhuizen hebben vaak aparte procedures. Controleer hun website of bel de patiëntenvoorlichting voor het juiste proces en de juiste contactgegevens.

Tijdsindicatie: 1-2 uur om alle brieven te versturen

Legitimeer uzelf

Zorgverleners moeten uw identiteit verifiëren voordat zij medische informatie verstrekken. Dit is een wettelijke verplichting vanwege privacy (AVG). Stuur daarom altijd een kopie van uw identiteitsbewijs mee met uw verzoek.

Maak een kleurenkopie van uw paspoort of identiteitskaart. Lak op deze kopie de volgende gegevens af voor uw eigen privacy: het BSN-nummer (alleen laatste 4 cijfers zichtbaar laten), de pasfoto (indien gewenst), en het documentnummer (indien gewenst). Zorg dat naam, geboortedatum en handtekening wel goed zichtbaar blijven.

Sommige instellingen accepteren ook digitale legitimatie. Vraag of een scan of foto van uw ID per e-mail volstaat, of dat zij een fysieke kopie vereisen.

Let op: Stuur nooit een onbewerkte kopie van uw ID met volledig BSN-nummer naar meerdere partijen. Dit verhoogt het risico op identiteitsfraude.

Tijdsindicatie: 15 minuten per ID-kopie

Betaal eventuele kosten

Veel zorgverleners rekenen administratiekosten voor het kopiëren en versturen van uw dossier. Deze kosten variëren meestal tussen €10 voor een klein huisartsendossier tot €50 voor een uitgebreid ziekenhuisdossier. De kosten moeten redelijk en kostendekkend zijn.

De zorgverlener stuurt u eerst een factuur voordat zij het dossier versturen. Betaal deze factuur tijdig om vertraging te voorkomen. Bewaar alle betaalbewijzen zorgvuldig.

Deze kosten zijn volledig te verhalen op de aansprakelijke partij als onderdeel van uw letselschadeclaim. Uw advocaat neemt deze kosten op in de schadestaat onder "kosten van het verkrijgen van bewijs" of "administratiekosten".

Tip: Als u financiële problemen heeft, kunt u bij de zorgverlener vragen of zij de kosten kunnen laten vervallen of verlagen. Leg uit dat het voor een letselschadeclaim is en dat u de kosten later terugkrijgt. Sommige zorgverleners tonen coulance.

Tijdsindicatie: Factuur wordt meestal binnen 1-2 weken verstuurd

Ontvang en controleer het dossier

Na betaling stuurt de zorgverlener uw dossier toe, meestal per post of soms digitaal (via een beveiligde patiëntenportal). Open het pakket onmiddellijk en controleer de inhoud grondig.

Check of het dossier compleet is: zijn alle consulten opgenomen, ontbreken er periodes, zijn er verwijsbrieven naar specialisten, staan uitslagen van onderzoeken erbij, en zijn brieven van specialisten terug naar de huisarts meegestuurd?

Controleer ook of de informatie klopt: zijn dit werkelijk uw gegevens, kloppen de data, en komen de beschreven klachten en behandelingen overeen met uw herinnering? Soms zitten administratieve fouten in medische dossiers.

Als informatie ontbreekt, neem dan direct contact op met de zorgverlener. Vraag vriendelijk of de ontbrekende stukken alsnog kunnen worden toegestuurd. Verwijs naar specifieke consulten, onderzoeken of brieven die u verwacht maar niet heeft ontvangen.

Waarschuwing: Soms zijn medische dossiers lastig te lezen door medische afkortingen en handschrift. Laat uw advocaat of een medisch adviseur helpen bij interpretatie.

Tijdsindicatie: Ontvangst meestal binnen 2-4 weken na betaling

Vraag aanvullende medische informatie op indien nodig

Naast uw reguliere medisch dossier kunnen aanvullende documenten waardevol zijn. Vraag bij uw apotheek een medicatieoverzicht op: dit toont alle voorgeschreven medicijnen en bewijst de ernst van klachten. Bij de huisarts of het ziekenhuis: vraag expliciet naar beeldvormend onderzoek (röntgenfoto's, MRI-scans, CT-scans) op CD of digitaal.

Als u naar meerdere afdelingen van hetzelfde ziekenhuis bent geweest (bijvoorbeeld SEH en later polikliniek Orthopedie), vraag dan aan de medische administratie om informatie van alle afdelingen te bundelen.

Overweeg ook: opvragen declaratieoverzicht bij uw zorgverzekeraar (toont alle gedeclareerde behandelingen), verzoek om een medische verklaring specifiek voor de verzekeraar of advocaat waarin de behandelaar de klachten, behandeling en prognose samenvat.

Tip: Bij Gratis Claim kunnen onze advocaten met uw toestemming direct informatie opvragen bij zorgverleners, wat vaak sneller gaat dan individuele verzoeken.

Tijdsindicatie: Aanvullende verzoeken kunnen 1-3 weken extra duren

Organiseer en bewaar alles systematisch

Een goed georganiseerd medisch dossier maakt het gemakkelijker voor uw advocaat en medisch deskundigen om uw zaak te beoordelen. Sorteer alle documenten chronologisch: begin met de eerste behandeling na het ongeval en eindig met de meest recente.

Maak per behandelaar een aparte sectie in een ringband of digitale map: huisarts, ziekenhuis/SEH, specialisten (per specialisme), fysiotherapie, psychologie, apotheek. Binnen elke sectie sorteer je chronologisch.

Maak zowel digitale als fysieke back-ups. Scan alle documenten en bewaar deze in de cloud (Google Drive, Dropbox) en op een externe harde schijf. Bewaar de originele papieren versies in een veilige map.

Creëer een inhoudsopgave of index: maak een overzicht met per document de datum, type (consult, onderzoeksuitslag, brief), behandelaar en korte samenvatting. Dit maakt het snel zoeken naar specifieke informatie mogelijk.

Tip: Gebruik consistente bestandsnamen bij digitale opslag: JJJJ-MM-DD_Behandelaar_Type (bijv. "2024-03-15_Huisarts_Consult.pdf").

Tijdsindicatie: 2-4 uur om alles goed te organiseren

Deel informatie met uw advocaat en deskundigen

Zodra uw medisch dossier compleet is, deelt u dit met uw letselschade advocaat. Verstrek het volledige dossier, niet alleen wat u zelf relevant vindt. Artsen en advocaten kunnen in details zaken zien die u over het hoofd ziet.

Uw advocaat gebruikt het medisch dossier om: aansprakelijkheid en causaal verband aan te tonen (het letsel is het gevolg van het ongeval), de ernst en duur van klachten te onderbouwen, smartengeld te berekenen op basis van medische informatie, en medisch deskundigen te briefen voor second opinions.

In veel gevallen schakelt uw advocaat een onafhankelijk medisch deskundige in die uw dossier beoordeelt en een rapport schrijft. Dit rapport heeft vaak meer gewicht bij verzekeraars dan uw eigen medische stukken omdat het van een onafhankelijke expert komt.

Blijf gedurende uw claim nieuwe medische informatie delen: nieuwe consulten, behandelingen, onderzoeken of veranderingen in uw toestand. Dit voorkomt dat belangrijke ontwikkelingen over het hoofd worden gezien.

Let op: Teken een machtiging zodat uw advocaat rechtstreeks medische informatie kan opvragen als dat nodig is. Dit bespaart tijd en voorkomt miscommunicatie.

Tijdsindicatie: Direct zodra het dossier compleet is